Классификация документов в судебном делопроизводстве

Сегодня мы раскроем тему: "Классификация документов в судебном делопроизводстве", полностью описав проблематику и сделав выводы. Каждый вопрос индивидуален. Поэтому есть вероятность, что вы не найдете ответ. Поэтому с любым вопросом можно обратиться к дежурному специалисту.

Классификация форм документов

Среди действующих УСД особое место для реализации общей для всех органов управления функции — организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, — принадлежит унифицированной системе организационно — распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД — унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно — распорядительных задач управления. А что же понимают под документом в делопроизводстве?

Документ, по ГОСТу 16.48.7 — 83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве. Задача документа — зафиксировать информацию в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии.

Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатленной информацией в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей структурных подразделений и специалистов, то их оформление обычно поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Способами закрепления информации являются следующие: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д. Поэтому выделяются следующие ресурсы использования документа:

  • 1. сохранение и накопление информации;
  • 2. возможность передачи информации другому лицу;
  • 3. многократное использование информации;
  • 4. возвращение к информации во времени;
  • 5. функция учета информации;
  • 6. доказательство информации.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

Основанием для создания документов в учреждении являются необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определенного времени.

Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов — необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото — и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото — и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По содержанию документы подразделяются на организационно — распорядительные, финансово — отчетные, по личному составу и т.д.

По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают служебные и официально — личные. Первая группа — документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа — документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными — документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

документ делопроизводство классификация формат

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия — точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа — это копия части документа, а дубликат — второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

Читайте так же:  Жалоба на отсутствие решения суда

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т.п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Источник: http://studwood.ru/2150880/menedzhment/klassifikatsiya_form_dokumentov

Документооборот. Требования к оформлению документации

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Читайте так же:  Отказ кассационной жалобы краевой суд

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

  • прием и первичная обработка;
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем;
  • регистрация;
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.
  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • отправка.
  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.
  • учет и анализ объемов документооборота;
  • хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

ГОСТы по делопроизводству 2020

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

  1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  • гриф ограничения доступа;
  • отметка об электронной подписи;
  • наименование структурного подразделения — автора документа;
  • наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2020 г.)

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Источник: http://clubtk.ru/dokumentooborot-trebovaniya-k-oformleniyu-dokumentatsii

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Видео (кликните для воспроизведения).

По способу документирования различаются документы:

  • • рукописные письменные (текстовые);
  • • изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);
  • • графические (документы, выполненные графическим способом);
  • • фотодокументы;
  • • фонодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);
  • • кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино- и видеотехники);
  • • документы, созданные с помощью компьютерной техники.

В зависимости от источника поступления различаются

  • • входящие (поступившие в организацию);
  • • исходящие (отправляемые из организации);
  • • внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

В свою очередь, входящие документы включают:

  • • правительственные (поступающие от Президента РФ, Правительства РФ, депутатов Федерального Собрания РФ и т.д.);
  • • ведомственные (поступающие из министерств и ведомств РФ, региональных управлений министерств и ведомств);
  • • обращения граждан (поступающие от граждан и трудовых коллективов).

Исходящие документы могут представлять собой ответы на входящие документы или инициативные документы (письма, циркулярные письма, телеграммы, справки).

К внутренним документам относятся организационно-распорядительные (приказы, распоряжения), переписка между управлениями, структурными подразделениями, информационно-аналитические служебные записки и т.д.

По критерию гласности документы разделяются на документы, содержащие открытую информацию, и документированную информацию, отнесенную к категории ограниченного доступа (информация, отнесенная к государственной или служебной тайне, конфиденциальная, для служебного пользования) [1] . Документы ограниченного доступа снабжаются соответствующей пометкой или грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют разрешения, оформленного специальным актом.

Читайте так же:  Освобождение от судебных расходов в арбитражном процессе

Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

По характеру изложения содержания документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми.

В индивидуальных документах (например, докладных, объяснительных записках, заявлениях) содержание излагается в свободной форме.

В трафаретных документах структура изложения запрограммирована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы и отдельные части текста. Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.

Типовые документы представляют собой образцы актов, предназначенные для использования организациями с учетом их специфики в процессе создания конкретных ведомственных и локальных нормативных актов (например, «Положение о министерстве», «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», «Типовой перечень документов, подлежащих утверждению» и др.).

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Федеральным архивным агентством 06.10.2000.

В зависимости от уровня юридической регламентации можно выделить:

  • • национальные стандарты;
  • • стандарты организации.

В зависимости от языка, на котором производится запись информации, документы делятся:

  • • на неформализованные (документы с традиционным литературным текстом);
  • • полуформализованные (документы с трафаретным текстом, анкеты);
  • • формализованные (матричные документы типа перфокарт, перфолент, магнитных лент, дискет).

По содержаншо различают документы личного происхождения и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются за пределами служебной деятельности человека.

В отличие от личного официальный документ создастся юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке.

По форме представления документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты.

Подлинником считается документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в соответствии с требованиями стандарта.

Термин «оригинал» является синонимом термина «подлинник». Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают одинаковой юридической силой (например, договор).

Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ (например, второй экземпляр машинописного текста, подшиваемый в дело отправителя, называется отпуском).

По способу получения копии документы могут быть факсимильными и свободными. Факсимильная копия (например, фотокопия или ксерокопия) воспроизводит все детали подлинника (реквизиты, их расположение, шрифты, подписи, отметки и т.д.).

Свободная копия воспроизводит подлинник в виде второго экземпляра без графического соответствия подлиннику.

Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

На копии документа делается пометка «Копия». Юридическую силу имеет лишь та копия документа, которая заверена компетентным должностным лицом, сопровождается подписью с указанием должности заверившего лица, датой заверения и печатью.

В зависимости от обслуживаемой сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др. Основную часть документации любой организации и объект ее делопроизводства составляет управленческая документация.

Источник: http://studme.org/111565/dokumentovedenie/klassifikatsiya_dokumentov

Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Любая компания ежедневно сталкивается с необходимостью обработки десятков, если не сотен различных документов. Их классификация становится одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте. И чем больше поток документов, тем больше времени и трудозатрат требуется на то, чтобы его обработать. А если прибавить к «классическим» документам еще электронные письма и запросы, которые также требуют классификации и анализа, то задача усложняется в разы. Облегчить рутинную работу компании помогают интеллектуальные решения ABBYY.

Общие принципы классификации документов

Принципов классификации документов в делопроизводстве существует множество: по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и даже по уровню секретности. Однако наиболее востребованными в практической работе в организациях все же являются два способа — по сфере использования документа и по его содержанию.

По сфере использования все документы можно разделить на несколько подгрупп:

  • организационно-правовые, к которым относятся договора, уставы, положения, должностные инструкции, штатное расписание;
  • распорядительные — приказы, постановления, распоряжения, решения;
  • учетно-расчетные (бухгалтерские) — счета-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера;
  • информационно-справочные — служебные записки, справки, письма, протоколы, докладные, объяснительные;
  • нормативные — нормы, своды правил, стандарты, руководящие документы, регламенты и пр.
  • коммерческие контракты или договоры.

Классификация документов по содержанию, или семантическая классификация, — это тот случай, когда для понимания того, к какой группе относится документ, необходимо сначала его прочитать. Например, чтобы понять, что у вас в руках именно договор, а не приложение к нему, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

При этом каждый документ может быть одновременно классифицирован и по типу, и по содержанию. Сотрудникам, ответственным за обработку, необходимо определить тип документа, перевести бумажный документ в электронный, ввести его в систему, а при необходимости направить в соответствующее подразделение. Ручная обработка документов нередко приводит к появлению ошибок ввода, искажению данных, что абсолютно недопустимо, если компания хочет занимать достойное место на рынке.

Читайте так же:  Ограничение административной дееспособности

То же самое происходит и с клиентскими запросами или электронными письмами. Отправив запрос, человек ожидает, что на него придет ответ, причем достаточно быстро. По утверждению Джея Баэра, консультанта по маркетингу из США, почти 30% клиентов ожидают ответа на свои запросы в течение получаса, а более половины уверены, что компания обязана отвечать и в выходные дни и даже в ночное время. Несвоевременные ответы на запросы заметно снижают уровень доверия к компании.

На заметку

По данным Accenture, 83% клиентов готовы уйти к конкурентам в том случае, если их не устроит уровень сервиса [1] .

Что же можно сделать, чтобы упростить процесс классификации и повысить качество обработки документов? Ответ на этот вопрос кроется в решениях ABBYY.

Решения ABBYY: оптимизация бизнес-процессов на всех уровнях

Оптимизировать основные бизнес-процессы в самых разных отраслях бизнеса и в самых разных подразделениях компаний — задача решений ABBYY. Они подойдут для усовершенствования работы делопроизводителей, секретарей, бухгалтеров, специалистов службы поддержки или работы с клиентами в банковской сфере, энергетике, нефтегазовой отрасли.

Технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR дает возможность идеально точно конвертировать бумажные документы или их сканы, фотографии и PDF-документы любого типа в редактируемые форматы, такие как Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие.

ABBYY Compreno — уникальная технология для анализа и понимания текстов на естественных языках. В отличие от классических систем, базирующихся на статистике и жестких правилах, она способна производить полный семантико-синтаксический анализ текста, анализируя события и связи. Благодаря такому глубокому анализу существенно увеличивается полнота и качество значимой для компании информации. С помощью ABBYY Compreno можно проводить классификацию документов по содержанию, поиск документов, похожих по смыслу, их аннотирование и реферирование.

С помощью интеллектуальных решений ABBYY вполне возможно круглосуточно отвечать на вопросы, прибегая к помощи службы поддержки только в экстренных случаях. При получении текстового запроса по любому из каналов, технология анализирует обращение, понимает его смысл и формирует автоматический ответ, основываясь на собранных ранее электронных письмах, платежах и звонках клиентов. Такой разносторонний анализ дает возможность реагировать на запросы практически моментально и даже давать персонифицированные ответы.

  1. ABBYY FlexiCapture Engine встраивается в платформу клиента и используется для классификации любых документов с помощью оптического распознавания символов, меток, интеллектуальной обработки печатных документов. Отсканированные документы поступают единым потоком, а система автоматически анализирует и классифицирует их, к какому бы типу они не принадлежали — счета-фактуры, контракты, статьи, письма, клиентские запросы и т. д. ABBYY FlexiCapture Engine позволяет классифицировать структурированные документы, поля которых совпадают на просвет — исследования, бланки, опросники. Для этого используются определенные и созданные заранее шаблоны для всех типов документов. С помощью шаблонов в документах распознаются стандартные поля, метки и штрих-коды. Кроме того, решение классифицирует и неструктурированные документы, такие как платежные поручения, акты выполненных работ, счета-фактуры. Для их обработки применяются гибкие описания, на основе которых система извлекает даты, числа, строки текста, таблицы и т. д. При помощи всего лишь одного гибкого описания программа способна найти все необходимые поля на счетах разного формата, поступивших от разных клиентов. ABBYY FlexiCapture Engine успешно классифицирует документы, заполненные как на компьютере, так и от руки. Решение будет особенно полезно финансовым организациям, поскольку дает возможность быстро классифицировать документы разных типов и вводить их в информационную систему.
  2. ABBYY FlexiCapture. Решение используется для обработки информации из любых типов документов. Ни формат, ни размер, ни источник происхождения в данном случае роли не играют. ABBYY FlexiCapture способно классифицировать все входящие документы как по содержанию, так и по внешнему виду. Решение комбинирует два вида интеллектуальной классификации:
    • классификацию по изображению, основанную на машинном обучении и сортирующую документы по внешнему виду или расположению элементов в них;
    • классификацию по содержанию документа.

Применение ABBYY FlexiCapture будет очень эффективным во всех компаниях, где есть документооборот, но особенно оно подойдет для крупных организаций, где на классификацию документов и клиентских запросов расходуется много времени.

  • ABBYY Smart Classifier SDK — это решение на базе технологии ABBYY Compreno, позволяющее решать задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания. С его помощью можно автоматически распределять поток входящих документов, классифицировать их и легко находить в корпоративной системе. Решение может быть полезно, например, для работы службы технической поддержки. В этом случае оно проводит классификацию всех клиентских запросов соответственно их проблематике и составляет автоответ. Если автоответа недостаточно, то при помощи решения запрос перенаправляется компетентному сотруднику. Кроме того, решение способно обрабатывать и классифицировать запросы клиентов, поступающие в компанию в бумажном или электронном виде. Поток входящих запросов также анализируется, определяются темы запросов, профильные подразделения и сотрудники, ответственные за рассмотрение обращения. Использование ABBYY Smart Classifier SDK в государственных и коммерческих организациях позволяет повысить эффективность бизнес-процессов, снизить риски утечки или утраты важной информации и оптимизировать затраты на обработку документов.
  • Эти три продукта, в сущности, решают одну задачу — классифицируют документы, но в зависимости от персональных потребностей заказчик сам выбирает, что оптимально подходит именно ему.

    Читайте так же:  Подсудность гражданских дел по месту ответчика

    Интеллектуальные решения ABBYY дают возможность избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить в системе нужные документы, контролировать доступ к конфиденциальной информации. Решения способны автоматически распределять все документы по определенным категориям — содержанию, назначению, ответственному подразделению, отрасли и уровню секретности. Как утверждают специалисты, с применением «умных» технологий ABBYY процент отказов от услуг компании значительно снижается, поскольку у сотрудников высвобождается время на работу с клиентами и повышается качество их обслуживания.

    Источник: http://www.kp.ru/guide/klassifikatsija-dokumentov.html

    Классификация документов

    Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

    По способу документирования различаются документы:

    • • рукописные письменные (текстовые);
    • • изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);
    • • графические (документы, выполненные графическим способом);
    • • фотодокументы;
    • • фонодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);
    • • кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино- и видеотехники);
    • • документы, созданные с помощью компьютерной техники.

    В зависимости от источника поступления различаются документы:

    • • входящие (поступившие в организацию);
    • • исходящие (отправляемые из организации);
    • • внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

    В свою очередь, входящие документы включают:

    • • правительственные (поступающие от Президента РФ, Правительства РФ, депутатов Федерального Собрания РФ и т.д.);
    • • ведомственные (поступающие из министерств и ведомств РФ, региональных управлений министерств и ведомств);
    • • обращения граждан (поступающие от граждан и трудовых коллективов).

    Исходящие документы могут представлять собой ответы на входящие документы или инициативные документы (письма, циркулярные письма, телеграммы, справки).

    К внутренним документам относятся организационно-распорядительные (приказы, распоряжения), переписка между управлениями, структурными подразделениями, информационно-аналитические служебные записки и т.д.

    По критерию гласности документы разделяются на документы, содержащие открытую информацию, и документированную информацию, отнесенную к категории ограниченного доступа (информация, отнесенная к государственной или служебной тайне, конфиденциальная, для служебного пользования). Документы ограниченного доступа снабжаются соответствующей пометкой или грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют разрешения, оформленного специальным актом.

    Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

    По характеру изложения содержания документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми.

    В индивидуальных документах (например, докладных, объяснительных записках, заявлениях) содержание излагается в свободной форме.

    В трафаретных документах структура изложения запрограммирована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы и отдельные части текста. Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.

    Типовые документы представляют собой образцы актов, предназначенные для использования организациями с учетом их специфики в процессе создания конкретных ведомственных и локальных нормативных актов (например, «Положение о министерстве», «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», «Типовой перечень документов, подлежащих утверждению» и др.).

    По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Федеральным архивным агентством 06.10.2000.

    В зависимости от уровня юридической регламентации можно выделить:

    • • национальные стандарты;
    • • стандарты организации.

    В зависимости от языка, на котором производится запись информации, документы делятся:

    • • на неформализованные (документы с традиционным литературным текстом);
    • • полуформализованные (документы с трафаретным текстом, анкеты);
    • • формализованные (матричные документы типа перфокарт, перфолент, магнитных лент, дискет).

    По содержанию различают документы личного происхождения и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются за пределами служебной деятельности человека.

    В отличие от личного официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке.

    По форме представления документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты.

    Подлинником считается документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в соответствии с требованиями стандарта.

    Термин «оригинал» является синонимом термина «подлинник». Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают одинаковой юридической силой (например, договор).

    Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ (например, второй экземпляр машинописного текста, подшиваемый в дело отправителя, называется отпуском).

    По способу получения копии документы могут быть факсимильными и свободными. Факсимильная копия (например, фотокопия или ксерокопия) воспроизводит все детали подлинника (реквизиты, их расположение, шрифты, подписи, отметки и т.д.).

    Свободная копия воспроизводит подлинник в виде второго экземпляра без графического соответствия подлиннику.

    Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

    На копии документа делается пометка «Копия». Юридическую силу имеет лишь та копия документа, которая заверена компетентным должностным лицом, сопровождается подписью с указанием должности заверившего лица, датой заверения и печатью.

    В зависимости от обслуживаемой сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др. Основную часть документации любой организации и объект ее делопроизводства составляет управленческая документация.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Источник: http://studme.org/1056112721857/dokumentovedenie/klassifikatsiya_dokumentov

    Классификация документов в судебном делопроизводстве
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here